员工手册不是企业单方写好就能当解除或处罚依据的。涉及劳动者切身利益的规章制度，要经过民主程序制定或修改，并向劳动者公示或告知。缺少任一环节的制度，在争议中可能被认定不能作为处理依据。
民主程序留下会议与意见记录
职工代表大会、全体员工讨论、征求意见、工会或职工代表协商等过程，形成会议记录、签到、意见反馈和版本留痕。制度修订后，新旧版本和生效时间一并保存。只有打印稿而没有民主过程记录的，证明力不足。民主程序在制度生效前完成，事后补记难以被采信。
公示告知要有签收或确认痕迹
员工签收、培训记录、系统确认、邮件通知、公告截图，都可以证明员工知悉制度。只把制度放在共享盘里，证明力通常不足。新入职员工在入职环节完成告知，调岗或制度更新后及时重新确认。告知对象覆盖适用该制度的全部人员，遗漏的人员不受其约束。
条款内容合法并且罚则相称
制度内容不得违反法律法规，也不得明显不合理。以员工手册解除时，还要证明员工行为符合制度规定的解除情形，用笼统条款替代具体违纪事实的做法站不住。惩罚与过错明显不相称的，可能被认定不当。罚款、扣薪等条款要有法律依据，超出合理限度的部分不被支持。
制度有效与违纪事实由企业分别举证
用人单位依据规章制度作出处理，要证明制度经民主程序、已公示告知且内容合法，同时证明员工存在对应违纪事实。劳动者对处理有异议的，可就制度有效性提出反驳。举证不能时，解除或处罚决定可能被撤销。制度效力在前、事实审查在后、条款适用最后，这个顺序颠倒会出问题。
补正只对之后的行为生效
与本文办理动作相关的可核验入口见「劳动解除补偿与赔偿计算器」，正式主张仍要回到完整事实与现行规则。
历史制度存在程序瑕疵的，企业可以通过补正民主与公示程序降低风险，但不得溯及既往加重员工责任。员工手册定期审查，与现行法冲突的条款及时剔除，避免成为争议中的不利证据。补正只对之后发生的行为生效，已作出的处理不因此当然合法化。
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