设计文件长期存在员工百度网盘或私人邮箱。人走之后，企业说被下载了，却拿不出权限和日志。商业秘密案件经常死在“你自己没当它是秘密”。保密措施不到位的，即便文件确有价值，也难以主张对方侵权。
先补保密措施，再谈追责
核心文件应放到公司控制的网盘，设权限、水印和下载审批。个人网盘一律停用。措施是现在就要做的管理，也是日后主张秘密的前提。已经在个人盘里的，限期迁移并书面确认删除。不确认的，记录在案。权限分级应覆盖查看、下载、外发三类动作，并按岗位而非个人习惯配置。
日志比事后推断有用
导出离职前后的下载、外发和U盘拷贝记录。没有日志，只能靠对方电脑，很难。与员工签署的保密协议、岗位说明书和接触范围，应能对上这些文件。日志应含账号、时间、文件标识和操作类型，缺失任一项都会削弱证明力。
保密措施的完整性决定秘密属性
商业秘密成立的前提是权利人采取了相应保密措施。文件随处可下、无权限分级、无接触记录，会被认定为未作为秘密管理。补措施要落到权限、审批和留痕，而非只贴保密标签。对核心图纸应编版本号并限制可接触人员名单，使“秘密范围”可具体指向。
发现外发，先固定再沟通
保存邮件头、分享链接和客户处出现的文件版本。立即改密码、关权限。沟通时避免威胁性表述，把重点放在停止使用和交还。是否起诉看证据密度和客户是否已被使用该文件。证据不够时，先发函和协商，比仓促立案更稳。固定时应做哈希校验，证明所保存文件与原始版本一致。
员工端材料与管理制度一并归档
保密协议、入职培训签到、离职交接单和权限回收记录，应形成闭环。管理制度仅发布不执行，诉讼中难以作为已采取保密措施的依据。定期审计访问记录，发现异常及时留痕，是事后证明“持续管理”的关键。
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