股东会和董事会决议能否站得住，取决于召集人、通知、议题、出席、表决权和记录之间是否相互对应。只留一张签字决议，通知和表决过程都拿不出来，发生争议时很难说明决议是怎样形成的。
召集主体与会议类型分别界定
公司类型、章程及法律规定决定谁有权召集和主持。有限责任公司股东会、股份有限公司股东会及董事会的通知期限和表决规则并不完全一致，共用一份流程表会出问题。
临时会议需要保存提议主体、法定或章程条件和召集过程。只有一个股东的公司不召开股东会，股东决定仍采用书面形式并置备于公司。
通知载明时间、地点和审议内容
有限责任公司召开股东会，一般应在会议召开十五日前通知全体股东，章程另有规定或全体股东另有约定的除外。股份有限公司适用其专门的通知规则。
通知列明具体议题、拟决议事项、材料获取方式和参加方式。只写“讨论经营问题”，据以突然表决增资、减资、担保或股权重大事项，程序上很难成立。邮寄、邮件、企业微信或其他约定渠道的发送与到达证据都要保存。
表决权计算落到章程与表决基数
有限责任公司通常按出资比例行使表决权，章程可以另有规定；一般决议与修改章程、增减资、合并分立、解散或变更公司形式等重大事项，适用的通过比例并不相同。关联担保等事项还涉及回避规则。
表决表列出股东或董事、资格、表决权数、赞成反对弃权和回避情况。只记人数而忽略表决权，或者把无表决权主体计入基数，都会让表决结果失去依据。
电子会议与委托投票的记录留存
现行公司法允许会议和表决采用电子通信方式，章程另有规定的除外。使用视频、系统或微信时，参与人身份的验证、议题的展示、发言与表决的记录，以及原始导出或会议记录的保存，都需要落实。
股东委托代理人出席时，授权书写明事项、权限和期限。仅凭一条“替我处理公司事务”的聊天记录，重大表决的授权基础通常不够。
会议记录与最终决议保持一致
会议通知、出席、审议过程、每项表决结果和异议都要记录，并按法律及章程要求签署。最终决议与会议记录、表决票之间不应出现冲突；会后修改文字的，重新取得相应确认并保留版本。
瑕疵后果可参考股东会决议撤销期限说明，通知、授权、表决和记录用纠纷材料整理清单归档。涉及代表人签署的，再核对法定代表人的对外权限边界。
轻微瑕疵的重做与文件保管
发现轻微笔误或程序缺口，依法评估补正、重新召集或形成新决议。原记录销毁或文件倒签，都会让补救失去基础。决议无效、撤销、不成立适用不同条件，轻微瑕疵对决议未产生实质影响的也有相应规则。
年度会议台账之外，章程、股东名册、联系方式和表决权数据的及时更新同样要跟上。
决议救济期限的计算起点
有限责任公司一般股东会决议原则上经代表过半数表决权的股东通过，法定重大事项适用三分之二以上等特别要求，出席人数与全部表决权不能混用。决议撤销通常涉及作出之日起六十日；未被通知参加股东会的股东，需要核对知道或应当知道之日起六十日，以及决议作出后一年的上限。无效、不成立与撤销属于不同请求。章程、通知、到达记录、表决票和决议可以一并带到律师服务入口，分别讨论会议文件准备、瑕疵处理或诉讼，等待补正的同时也就不会错过救济期限。
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