设计文件长期放在员工的百度网盘或者私人邮箱。人走之后，企业说文件被下载了，却拿不出权限记录和下载日志。商业秘密案件经常卡在“你自己没当它是秘密”这一点上。保密措施不到位的，文件确有价值也难以主张对方侵权。
核心文件先放进公司控制的网盘
核心文件放到公司控制的网盘，权限、水印和下载审批一并设起来，个人网盘停用。措施既是眼下要做的管理，也是日后主张秘密的前提。已经在个人盘里的，限期迁移并书面确认删除；口头说不清是否删掉的，记录在案。权限分级覆盖查看、下载、外发三类动作，按岗位配置而不是按个人习惯。
下载和外发日志比事后推断管用
离职前后的下载、外发和U盘拷贝记录都要导出。没有日志，只剩对方电脑可查，举证会很难。与员工签署的保密协议、岗位说明书和接触范围，应该能和这些文件对上。日志包含账号、时间、文件标识和操作类型，缺任何一项都会削弱证明力。
文件随处可下，就很难被当作秘密
商业秘密成立的前提，是权利人采取了相应的保密措施。文件随处可下、没有权限分级、没有接触记录，会被认定为未作为秘密管理。补措施要落到权限、审批和留痕，只贴保密标签远远不够。核心图纸编上版本号，可接触人员名单收窄，“秘密范围”才能具体指向。
发现外发后先固定材料再沟通
邮件头、分享链接和客户处出现的文件版本先保存，密码和权限随后改掉关掉。沟通时避免威胁性表述，把重点放在停止使用和交还上。是否起诉，看证据密度和客户有没有已经在使用该文件。证据不够时，先发函和协商，比仓促立案更稳。固定时做哈希校验，所保存文件与原始版本一致才有说服力。
员工端材料和管理制度一起归档
若要先完成一项可操作核对，可以使用「合同付款条款风险自检」，再回到正文继续固定证据与程序选择。
保密协议、入职培训签到、离职交接单和权限回收记录，应收成一套。管理制度只发布不执行，诉讼中难以作为已采取保密措施的依据。定期审计访问记录，发现异常及时留痕，是事后证明“持续管理”的关键。
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