企业追收货款时，发票、送货单和验收记录承担不同证明任务。仅有发票不当然证明货物已经交付，仅有送货签收也未必证明全部质量验收完成。应把合同、交付、结算和付款材料按同一订单对应起来。
发票主要证明开票主体与金额信息
增值税发票可以反映商品或服务名称、金额、开票与受票主体，但开票可能发生在交付前、结算调整前或基于单方申请。《买卖合同司法解释》要求结合合同及其他证据认定买卖关系，单张发票不足以替代完整交易事实。
对方已经抵扣或入账，可作为综合判断材料，但仍需核对实际交付、退货、折让和付款条件。未开票也不当然表示债务不存在，是否影响付款应看合同约定及税务义务。
送货单重点证明交付事实
送货单应写明订单编号、货物名称、规格、数量、日期、收货单位和签收人。物流记录、仓库入库、门禁或电子签收可以互相补强。签收人不是合同法定代表人时，要说明其职务、工作地点及既往收货安排。
收货公司与合同买方不同，或者由关联公司代收时，应区分代收、债务加入和合同主体变更。货送到集团内某地址，并不足以据此要求另一家公司付款。
验收记录解决质量和付款节点
验收单应列明标准、结果、异议与整改；付款约定为“验收后若干日”的，验收日期直接影响到期和利息。只有签收、没有验收记录时，应结合使用、转售、质量异议提出时间及约定的检验期间判断。
验收被拖延的，可参照验收迟延与付款条件建立交付与异议时间线，单等对方内部审批往往空耗时间。
对账与流水确定最终余额
为每笔订单设置一行：合同或订单号、开票额、交付额、验收额、已付款、退货折让、争议扣款和余额。总发票额减去总收款额，只是核算起点，不必然等于可诉金额。
对账单应确认期间和签署权限。备注“余款面议”时，另见欠款金额确定与举证。使用纠纷材料整理清单给底层单据编号。
电子材料保留原始记录
电子发票保存原文件及查验信息；电子签收保留平台订单、账号和下载记录；微信确认保存原始载体与完整上下文。图片经过裁剪或转发后，应保留能够说明来源的原记录。
起诉前按“交易成立—实际交付—验收或异议—付款到期—剩余欠款”五个事实检查证据。任何单项材料都不宜被写成绝对充分或绝对无效。
说明：本站为一般性法律信息，不构成对个案的法律意见。法律适用、时效、管辖和证据判断应结合完整事实判断。法律法规会修订，请以现行有效的为准。
