小公司图方便，三枚章一把钥匙。对外可能被认定公司管理不善，对内很难分清是谁盖的。分章既是日常管理，也是日后追责的前提。新公司法强调公司建立规范的印章与财务管理制度，保管混乱会成为相对人主张表见代理的有利因素。
对外一句“他偷盖的”挡不住公司的章
相对人看到的是公司的章。内部保管混乱，公司更难证明相对人知道越权。先看合同有没有被履行、款项有没有进公司。电子章和实体章同等管理。管理员密码写在公共电脑上，和章随便放在前台没有本质区别。主张偷盖的，公司需证明相对人明知无授权仍接受用印。
没有用印台账，追责找不到具体的人
每次用印留下审批、文件版本和归还记录。没有台账，职务侵占、越权担保都很难指向具体行为人。财务章与人名章、U盾分开保管。同一个人既能做账又能支付，出了缺口很难解释内部控制。台账定期归档，离职或岗位调整时作为移交清单的附件。
不明用印发生后，先固定原件再谈责任
发生不明用印，固定用印文件原件、审批记录和交接清单。相对人、金额和合同履行情况是划分外部责任的要紧材料。无法证明相对人恶意的，公司对外承担责任后，再依台账向具体行为人追偿。追偿以用印未经授权且行为人可识别为前提。
表见代理的成立落在相对人的善意与无过失上
相对人善意且无过失地相信用印人有权，公司对外承担有效责任的可能性上升。公司管理制度混乱本身会被视为相对人信赖合理的背景。若相对人明知保管混乱仍放任风险，或者明显偏离正常交易条件，公司可以主张相对人非善意以减轻责任。
做不到全套制度，也把公章和财务章分开
需要测算、期限判断或材料整理时，可以打开「认缴出资期限核对」对照正文步骤使用；结果仅供初步判断。
至少公章与财务章分开，合同章设定金额上限。法定代表人变更或离职当天完成移交清单。已经发生的不明用印，按文件列出相对人、金额和是否履行，再决定追认、协商还是报警、起诉。移交清单由交接双方和监交人签字，减少日后对交接时点的争议。
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