当事人还在国外，事情尚未分清，授权手续却已经着手办理，这是海外委托里最容易耽误的一类情形。先把国内事务、需要的结果和时间限制说明白，再由承办人员判断材料和程序，重复公证、翻译与寄送原件就能减少。
首次沟通交一页情况说明
准备一页情况说明，写明所在国家或地区、国内事项所在地、涉及主体、主要经过和希望解决的问题。已经收到起诉材料、开庭通知、补正通知或登记机关回复的，保留完整文件及实际收到日期。只说“家里有套房”或“投了一笔钱”并不够，房产权属、投资协议以及目前卡住的环节都要写进说明。
律师据此核对是否属于可承接业务、是否存在利益冲突，以及是否有应当立即处理的期限。可先阅读海外委托的服务范围与本人参与环节。首次沟通用适当遮盖的副本即可，整套身份、银行与家庭资料不必直接发送。
服务合同与代理授权分两件事办
法律服务合同用于明确律师事务所、承办人员、工作范围、阶段、费用及沟通方式；授权委托书用于向法院或其他机构说明代理权限。签了服务合同，并不表示律师已经取得处分财产、收取款项或代为和解的全部权限。
签约时逐项确认是否包括调查、谈判、立案、庭审、上诉和执行，哪些费用另行结算，以及中止或解除委托后材料与费用如何处理。诉讼中的承认、放弃或变更诉讼请求、和解、反诉、上诉等事项，需要依相应规则明确特别授权。非诉事项同样写清房屋、股权、账户和可签文件，“全权代理”四个字并不足够。
授权文本核对在前，证明手续在后
由承办人员根据国内接收机构的要求核对授权文本，再判断公证、附加证明书、领事认证或其他办理方式。公约适用关系、文件种类和本人身份不同，所需手续可能不同；港澳台材料亦有相应规则。翻译、原件寄送和份数要求，在签署前一并确认。
符合最高人民法院跨境网上立案规定条件的当事人，在法官见证下进行视频委托代理并履行规定程序，可以适用相应便利措施；并非所有授权都能由这类便利自动免除证明手续。境外形成的证据材料与代理授权分别核对。可先用境外文书工具列清文件用途，再由承办律师确认实际路径。
案件材料按请求与接收机构归拢
诉讼材料可按“请求、对应事实、证明文件、原件位置”四栏整理；登记或银行业务则按具体接收清单准备。文件缺失、姓名不一致、日期矛盾或对方拒绝提供资料，都如实说明，倒签、拼接或隐去不利文件均不符合材料要求。
房产和股权分别参考房产材料准备与股权材料准备。需要寄送原件时，列明文件名、页数、份数、快递记录和接收人，并约定保管与返还方式。
进度沟通盯待办事项与本人决定
跨时区合作明确固定联系人、常用联系方式和紧急通知方式。每次沟通尽量围绕已经完成的工作、尚待机构处理的事项、需要本人补充的材料和下一步期限。法院审理、跨境送达或登记核验的时间，并不等同于律师能够承诺的办结时间。
收到和解方案、财产处分安排或费用变更时，另行确认，日常联系人的意见并不当然等于当事人授权。需要讨论具体委托，可通过律师服务入口提交事项概要，由承办律师事务所确认业务匹配、范围和费用；网站工具不构成已经接受委托。
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