客户还欠着几批货款，采购通知公司将被另一家公司吸收合并。原财务称账目已移交，新财务又称系统中没有这笔欠款。此时需要查明合并进度和承继公司，将清偿请求、欠款金额与原始凭证送达正确主体，并留存权利主张的证据。
登记与公告反映吸收合并的进度
本文针对依照《公司法》在境内设立的有限责任公司、股份有限公司吸收合并中遗留的供应商货款，不讨论破产重整或单纯出售业务。吸收合并是一个公司吸收其他公司，被吸收的公司解散。客户所称“并入集团”“换了老板”“统一财务”，未必产生这一法律效果。
可按原合同中的公司全称和统一社会信用代码查询登记状态、变更记录及合并公告，并核对通知中存续公司的名称和代码。只有股东变更、名称变更时，债务通常仍由原公司承担；仅有资产或业务收购，也不足以直接推定买方承继全部旧债。原客户仍在登记存续的，还需结合合并文件查明交易处于筹备、公告还是已经完成阶段。
合并通知、承继主体说明及相关登记材料可由对方提供。查询网页宜保留完整内容、网址和查询时间；公告列明的联系人、接收地址和办理期限也一并归档。暂时无法取得合并协议全文时，公开材料和书面请求可以先行留存，无需持续等待内部审批。
旧债承继不以新财务重新认账为条件
《公司法》第二百二十一条规定，合并各方的债权、债务由合并后存续的公司或者新设的公司承继。《民法典》第六十七条也确立法人合并后的权利义务承继规则。因此，确认客户已经被吸收合并后，旧货款原则上向存续公司主张。
新财务未录入、交接清单漏记或采购人员离职，本身不足以消灭已经成立的债权。货款是否存在、金额是否正确以及是否满足付款条件，仍需证明；承继规则确定的是承担主体，无法替代交货、验收、到期和扣款争议的证明。
补签承继确认书有助于核账，但对方签字并非主张权利的条件。对方提出重新签订单、重做结算或者更换付款主体时，相关文件需要逐项核对是否包含减免旧债、延后到期日、放弃利息或替换责任主体的内容，避免一次财务交接形成新的让步协议。
清偿或担保请求受法定期间约束
《公司法》第二百二十条要求，公司自作出合并决议之日起十日内通知债权人，并于三十日内在报纸上或者国家企业信用信息公示系统公告。债权人自接到通知之日起三十日内，未接到通知的自公告之日起四十五日内，可以要求公司清偿债务或者提供相应担保。
通知实际接收日需要记录，信封、签收记录、邮件原文及附件需要保存；未收到通知的，公告刊载日期和全文也需保存。业务员转发的材料同样具有留存价值，其是否能够证明已经接到合并通知，需结合内容和接收情况判断。转发日期未必能够作为起算日，三十日与四十五日也不作简单相加。期限紧张或起算存在争议的，明确请求及其到达证据需尽早留存。
函件可列明债权依据、金额、原付款期限，并明确提出清偿债务或者提供相应担保；仅写“请登记我司债权”不足以表达该请求。未到期货款也可列出原到期日，结合合并保护规则提出要求；提出要求本身不等于货款此前已经逾期，也不因此任意增加违约金。
上述期间与货款本身的诉讼时效属于不同问题。未在该期间提出清偿或担保要求，不当然导致旧债消灭，合并后的债务承继规则仍需适用。发现遗漏后，承继关系仍需核实，债权可继续主张，诉讼时效另行评估；通知或公告中的内部办理安排也不足以直接作为债权消灭的依据。
交易与合并材料构成连续证据
提交给存续公司的材料需说明原客户欠款的原因、现欠金额以及该公司承担债务的理由。材料可按以下顺序整理：
- 主体材料：原客户及存续公司的登记信息、合并通知、公告、注销原因及相关登记材料。仅有“原公司已注销”的截图，不足以说明债务去向。
- 交易材料：合同、订单、送货单、签收及验收记录、发票、对账单。签约方、收货方和开票对象存在差异的原因需要标明。
- 金额材料：按订单列出应付金额、付款到期日、已收款、退货折让及剩余本金；利息或违约金另列依据与计算区间。
- 主张材料：历次催款函、完整聊天记录、邮件及送达凭证，注明对方回复人的身份和授权情况。
原对账单已经由客户有效确认的，原件应予保留，不因合并而交回销毁。存续公司愿意确认的，文件中可写明原债务人、对应订单、余额和承继身份。仅载明“材料已收到”的回执，通常无法直接等同于承认全部欠款。
核账与发函随合并进度推进
业务与财务可共同核账，将无争议欠款与对方提出的质量扣款分开。可进入企业账款催收专题，按账款实际状态整理核对表和催收材料，再补入合并通知及主体承继文件，形成可交接的催收档案。
合并尚未完成时，可向原债务人提出明确请求，同时将材料发送给合并通知指定的接收方；确认吸收合并完成后，正式催收对象为存续公司，函件写明原合同、欠款构成、承继依据和具体回复要求。进度不清的，可同步向相关公司发函核实并主张权利，但真正的义务人及有效接收主体仍需确认，向任意关联公司发送材料未必产生相同法律效果。发送方式需要能够证明内容与到达，仅在群内发送一张余额截图不足以完成该证明。
对方愿意付款的，协议可写入付款日期、每期金额、收款账户、争议款保留及违约后处理。对方提出担保的，担保人资格、授权、担保范围及相应形式要求仍需核对；涉及抵押、质押的，还需核对登记或交付要求。一封“集团会协调解决”的邮件，通常无法直接作为有效担保。
对方持续拒付的，诉讼或仲裁材料中可将债务承继作为独立事实说明，结合合并进度核定当事人，并复核原合同争议解决条款。已经进入诉讼或执行的，合并材料需及时提交承办机构，并核实相应程序要求；仅在内部台账中更改名称不足以完成程序衔接。
财务交接不构成无限等待的事由
《民法典》第一百九十五条规定，权利人向义务人提出履行请求、义务人同意履行、权利人起诉或申请仲裁等，可以引起诉讼时效中断。一般合并公告不当然等于对某笔货款的确认；催款对象、具体债权和请求到达仍需能够证明。若诉讼时效已经届满，仅凭重新发出催款函，无法认定时效重新起算。
合并也不表示全部集团公司或股东均需共同还款。其他主体承担责任，需要另有担保、债务加入或法定责任依据。旧债已经催收，并不自动处理后续新订单的签约与付款安排；新交易需重新核定主体，分别记账，避免新旧账混为无法核验的总余额。
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